Allgemeines Rechnungs- und Abrechnungswesen
Hierunter fallen vorwiegend die Aufgaben der traditionellen Buchhaltung, des Rechnungswesens, der Abrechnung und die Führung des Rücklagenkontos. Ordnungsgemäße Führung der Bücher, sorgfältige Rechnungsprüfung die Einhaltung gesetzlicher Fristen und die Transparenz der Unterlagen für die Rechnungsprüfung der Eigentümergemeinschaft ist dabei unerlässlich.
Die Bücher werden jährlich vor der Eigentümerversammlung von den von den Eigentümern gewählten Buchprüfern geprüft. Das Ergebnis daraus wird der Eigentümerversammlung präsentiert. Abschließend erfolgt dann die sog. “Entlastung” des Hausverwalters.
Die Aufgaben sind hier im Einzelnen:
Einrichtung und Führung einer objektbezogenen Buchhaltung:
♦ Datenerfassung und Datenpflege
♦ Führung der erforderlichen Personen- und Sachbezogenen Konten
♦ Überwachung der Zahlungsverpflichtungen der Wohnungseigentümer nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung
♦ Geordnete Aufbewahrung von Belegen
Rechnungswesen:
♦ Kaufmännische Rechnungsprüfung
♦ Bewirkung von Zahlungen
♦ Abrechnung etwaig vorhandener Hausmeisterkassen
♦ Entgegennahme und Abrechnung für etwaige Benutzungsgebühren für gemeinschaftliche Einrichtungen
Wirschaftsplan und Einziehung von Beiträgen:
♦ Aufstellung eines Wirtschaftsplan bestehend aus Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen
♦ Berechnung, Abruf und Einziehung der Wohngelder
♦ Buchungsmäßige Verarbeitung von Veränderungen
Jahresabrechnung und Rechnungslegung:
♦ Erstellung der Jahresabrechnung nach den gesetzlichen Bestimmungen
♦ Anforderung und Einziehung der in der Abrechnung ergebenen Fehlbeträge
♦ Auszahlung der in der Abrechnung ergebenen Guthaben
♦ Buchungsmäßige Verarbeitung der Ergebnisse der beschlossenen Abrechnung
♦ Teilnahme an der Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat
♦ Gewährung der Einsichtnahme der Abrechnung zugrundeliegenden Unterlagen
Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder:
♦ Eröffnung und Führung eines Girokontos
♦ Eröffnung und Führung eines Anlagekontos für die Instandhaltungsrücklage
♦ Überweisung der anteilig enthaltenen Beiträge zur Instandhaltungsrücklage